Depuis le commencement du web, les particuliers ont toujours pu compter sur leur fournisseur d’accès à internet (FAI) pour leur fournir une adresse email. Cette simplicité d’accès et cette gratuité font souvent oublier que l’hébergement de données, quelles qu’elles soient, n’est pas anodin et constitue une prestation en soi. Sur le plan de la sécurité, il est notamment important que ces données soient protégées du vol comme de la perte. En effet, en cas de défaillance du serveur informatique de l’hébergeur, on peut être amené à perdre l’intégralité du contenu de sa boite mail.
Par ailleurs, lorsque l’on utilise une boite mail au quotidien, on se rend vite compte que la quantité de spam reçu fait perdre un temps monstre à trier les messages. Qui dit perte de temps dit perte d’argent (et d’énergie !). Les filtres antispams des principaux FAI sont en général peu précis, et préfèrent même parfois bloquer trop de messages que pas assez. Orange où Hotmail sont notamment connus pour faire disparaître certains messages, qui sont acceptés par leur serveur SMTP mais n’arrivent jamais en boite de réception, l’expéditeur n’étant alors pas averti et le destinataire n’ayant aucun moyen de récupérer le message.
Les professionnels ayant un usage quotidien des mails ont besoin d’une solution fiable, et si des petites entreprises peu « communicantes » peuvent se satisfaire d’une boite mail gratuite offerte par leur fournisseur d’accès, des entreprises plus importantes doivent faire appel à une entreprise spécialisée afin d’obtenir un service fiable.
Une solution courante est de confier l’hébergement de ses mails à une SSII ou à l’agence web qui a conçu son site internet. Mais ces prestataires qui ne sont pas des spécialistes du mail peuvent vite montrer leurs limites en cas de problème technique, et la prestation proposée reste en général très basique, souvent sans même d’interface d’administration.
Google propose une solution payante pour les professionnels, il s’agit bien sûr de Gmail. Cette solution a l’avantage d’une interface web relativement agréable et que certains utilisateurs connaissent déjà, pour avoir justement leur boite mail personnelle en @gmail.com.
Mais utiliser Gmail peut poser quelques problèmes aux entreprises françaises. La confidentialité des données n’est pas assurée, elles risquent de fuiter autant dans un but commercial (publicités ciblées) qu’éventuellement dans un but stratégique (intelligence économique et stratégique). Les collectivités et organismes publics peuvent par exemple difficilement héberger leurs données sensibles aux USA.
Un autre problème posé par Gmail est le manque de personnalisation du filtrage antispam. On ne peut tout simplement pas le désactiver facilement. Il est également impossible de paramétrer le filtrage avec précision, on reste donc dépendant des algorithmes de Google.
Concurrents de ces mastodontes que peuvent être Google ou, plus localement, Orange Business Services (ex Oléane), certaines startups françaises tentent de se faire une place. C’est le cas par exemple d’Helix Multimedia qui propose sa solution PowerMail.fr, créée en 2010. Cette solution d’hébergement mail garantie 100 % française dispose d’un antispam efficace, personnalisable à volonté, qui s’adapte au profil de chaque utilisateur. Une interface de gestion en ligne permet de gérer ses boites en toute autonomie. Cerise sur le gâteau, son infrastructure étant totalement redondante, l’accès aux mails est à l’abri des pannes.
En conclusion, trouver un hébergeur pour ses mails n’est pas simple et la question doit être étudiée avec attention par les DSI et les services informatiques des PME pour garantir un fonctionnement optimal.